数据从业者与PPT的进阶

最近写了不少PPT,有点感触,回想自己工作以来,从做取数,做建模,做分析,搞系统,做项目,做管理,PPT写得也很多了。

网上有个词,叫作PPT文化,说写PPT并不好,浪费时间,做了多少无用功,很多人对此深恶痛绝。

团队里新人已经不少了,每每要出日报,周报,甚至要汇报一下,希望其能把问题和事情描述清楚,但总觉得缺点什么。

实际上,PPT对于数据从业者,是有特殊意义的,在大多数企业,数据从业者都需要通过PPT的形式表达自己的数据分析成果,或者表达对于某个问题或方案的看法和认识,有些岗位,甚至天生就是以PPT为生的。

今天,就来谈谈关于写PPT的看法,当下PPT高手是如此之多,本人水平有限,算是班门弄斧了。

PPT反映了换位思考的能力。

PPT是一种思想的媒介,它的目的是沟通,因此,落下的每一个文字和图片,首先要让受众看得懂,这是基本原则。同样一件事,写给不同的对象看,千差万别。

很多人,拿着给专业人员的PPT方案稍微改改,就去给领导汇报决策了,这是错位问题,大多时候领导并不关注技术细节,可能只会问你,建议选择哪个方案,好处坏处,要多少钱。

PPT的表达要遵循“对人说人话 对鬼说鬼话”,分清楚对象和场合,采用不同的表达方式,始终要明白,你与其他的人背景不同,认知不同,高度不同,因此,不要想到什么就表达什么,这类PPT往往变成是给你自己看的,而不是给他人看得。

一个PPT,让受众看不懂,是写PPT的人最大的罪过,是对看PPT人的最大不尊重。很多时候,PPT也是对于情商的挑战,一个公司写PPT最牛逼的,可能是秘书或综合办的人吧,这是有道理的。

很多技术公司的售前或售后都擅长PPT,显然是岗位的刚性需求,很多企业,首先最需要的是能跟客户沟通的人。

换位思考无关专业水平,技术能力再差,能力再有限,如果是个有心人,照样能写出令人看得懂的东西,这要好过曲高和寡。

因为PPT首先比拼的是沟通能力,专业能力则是第二层次要解决的问题。

专业知识是PPT的血肉。

任何一个专业领域,你的专业水平,决定了PPT能写出的最高水平,不要相信空手套白狼的事,只有最懂这个领域的人,才能写出这个领域最牛皮的PPT。

因此,掌握专业技能,不断提升自己的专业视野,始终是每个数据从业者的最大追求。

可以看到咨询公司人员的工作方式,总是千方百计的跟客户沟通,拿到尽量多的资料来理解你的行业知识,因为大家都知道,再多的PPT技巧,再好的方法论,没有专业知识,也是巧妇难为无米之炊。

也可以看到,很多咨询公司的工作是失败的,是无法落地的,并不是他们不努力,而是专业要求有时太高了,项目化的工作方式,使得他们只能用方法论的优势来弥补专业知识的缺乏,最终,PPT仍然是非常苍白的。

笔者接触过大量合作伙伴的数据领域的售前,售后亦或专业技术人员,很多时候,他们给出的PPT方案是差强人意的,不能说不努力,实在是技术或业务视野上有差距。

务实的人,到头来,只会关注专业内容。

深度思考是PPT进步的阶梯。

做技术或业务,特别是做数据的,很多时候,需要通过PPT表达你对于未来的看法,指出前进的方向。

有很多的专家,虽然技术能力很强,工程实践强,经验也丰富,但其也不一定能写出牛皮的PPT,因为虽然其“术”的练习很多,但“道”太少了,一定程度讲,是深度思考少了。

会有很多的场景,比如你问某专家,这个东西能否来龙去脉的讲清楚,可能专家真得解释不了,但他就是能解决很多实际的问题,这类专家更多是工匠型,对于每个企业很重要,但也许只能算是个将才。

讲不出来,有时反映的是,知识并没有融会贯通,或者视野太小了,没有打造出属于自己的知识体系,更多的在COPY。

深度思考的本质,在于通过COPY及日常的实践,通过连续的思考,总结出属于自己的一套独有方法论,构筑出自己的知识体系,形成对于这个世界自己的看法,而不是人云亦云,只有这样,才能做出更多的创新和突破。

牛逼的PPT与普通PPT的差距,往往就在于思想认识上的差距,好的PPT不仅是描述事实,而且应该能够给予人启示的,赋予听者新的知识。

这个大数据时代,这个不确定的时代,更需要深度思考大师。

PPT的表达讲究结构化。

再回到沟通的技巧,领导讲话,经常这样表述,我给三个建议,第一是,第二是,第三是…,这是种结构化思维方式,它不仅让讲话者逻辑清楚,也让听者能抓住重点。

人类所以比较容易理解这种表达方式,是有深层次原因的,大家注意这个原则就是了,比如你要面试,有时会很紧张,记住1,2,3…就行了。

PPT也一样,任何时候,都记得结构化的去表达事情,始终坚持这么练习,会让你表达更加严谨。

写PPT多了,很多时候甚至会有强迫症,比如不仅希望逻辑表达是结构化的,而且结构化的语言描述都要对仗,比如标题都是4个字,就好比古时候的对联一样。不要取笑它,这是结构化思维的体现。

我给2张PPT,一张数据分析的图,一张大数据思路的图,这种表达方式,脉络清晰,起承转合会很容易,PPT变得有骨架。

虽然八股,但值得拥有,任何人起步的时候,首先要学会这个套路,PPT的放浪形骸,那是大师做的事情。

PPT的表述依赖训练。

每个企业情况不同,专业也不同,听者的习惯也不同,因此,写PPT没有统一的表述方式,但有一点是肯定的,每页都要突出重点,就是要有文眼。每页努力只表达一个观点,所有的内容都是为了证明这个观点。

一种学习方法是拿到自己组织里的最有代表性的PPT去学习如何表达,比如如果你是写分析报告的,那就去拿到企业的市场经营报告,这代表了经营分析的最高水平,又比如你要写技术方案,可以从以前大的项目的汇报PPT中获取灵感。

这是个分享的时代,要善于站在巨人的肩膀上去学习,企业也应尽量透明化,老大的报告多发发,对于每个员工,都是锻炼学习的机会。

当然,除了突出重点,不同类型的PPT,论证的方式肯定是有区别的,经营分析报告显然要数据说话,技术方案则要讲清楚架构、设计和流程等等。

但无论是结构化的思维表达方式,或是内容组织方式,都可以通过大量训练学习获得,有心人,没有理由做不好。

语文不好是借口,又不是写散文。

PPT有一定审美要求。

PPT长得是否好看,跟你的审美有关系,大多的人,不需要特意去学习,COPY别人的吧,存储一堆模板,买也能买到,写写练练就有感觉了。

特别是如果你学会了换位思考,自然会让PPT的形式尽量让人看起来舒服,这是相辅相成的。

以下是我2005年写的一个封面,斗转星移,现在估计是不能容忍了,但如果没有多年的训练,也许,只能停留在这个层次了。

但始终记得,换位思考、专业知识、思想训练,重点表达,远比漂亮重要的多。

为他人写的PPT。

如果是给领导写PPT,面对面的沟通就更重要了, PPT往往能反映领导的最深层次思考,他的学识和视野,是一般的人无法达到的,应以谦卑的心态去充分理解领导的意图,有机会就去多骚扰下吧,你能争取多少领导的时间,决定了能降低自己多少无谓的消耗。

当然,如果你能给出一些建议,那就再好不过了,自己伺机而动吧。

PPT的演讲技巧。

对于PPT的内容理解的多少,决定了可能演讲的深度,但要演讲的精彩,一定程度是有赖于你的口才的,很多评奖评比啥的,或者如产品发布会,都是宣传目的,夸大也正常,记得会讲故事就行了。

大多数工作岗位,大多数时候,我们需要务实的通过PPT这种沟通手段来表达问题及解决问题,没必要追求成为一个演讲大师,平铺直叙就够了。

最糟的情况。

其实很多时候,我们恨PPT,是因为习惯做事务性工作,平时缺乏思考的沉淀,一旦要开个会,总结一下,就感觉很没底,要熬夜写东西,有时熬夜也不可得,罪过倒真不在PPT,而在于自己了。

当然,突发性的事情也不少,有时的确很被动,有时需要到处沟通协调,有时甚至要东拼西凑,压力很大,但职场毕竟也是个江湖,身不由己啊。

但是,好的PPT能量是巨大的,的确没有比这种更好的上下沟通的形式了,就跟高考一样,既然很多听者乐意接受这种形式,就努力适应它吧。

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傅一平
认证作者

博士,浙江大学毕业,高级工程师,中国移动集团业务支撑经营分析专家;现为浙江移动大数据中心数据管理部经理,浙江移动大数据建模领域的带头人。

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