摘要:把企业所有的历史报表进行整合,自动化在报表平台中就结束了吗?

数据是日积月累的,一个有点规模的企业,都有大量的报表在excel中,时间长了,感觉到excel制作报表的各种痛点:什么数据收集麻烦啊、各个系统中数据不能打通啊等等,也就想到了通过一个报表平台或者bi平台来把数据分析给统一管理起来,一方面减轻下各个业务人员的压力,毕竟是谁都不想在做报表上花太多的时间,很多情况下,报表做完了,自己已经没有心情去看其中的数据了,我就那么点精力,你居然让我来做报表。

但是当准备开始一个bi平台的时候,也有问题,我们企业就积累了那么多的报表了,少的几十张,多的达几百张,你若是调研起来,各个部门都能拿出一堆来,大家都非常开心的拿着这么多需求,心理想着这下好了,以后这些东西就不要自己来做了,可是他不知道做在他对面的项目经理看到这么多的报表,内心的阴影面积可以包围他了。

而把他们所有这些需求都自动化在平台上,就是一个成功的平台了吗?应该不是的,我们仔细研究每个部门提出的需求,发现有大量的内容都是重复的,举个例子:a商品部要分析销售业绩,他关心自营商品的当天销售额、累计销售额、当天销售量、累计销售量、毛利润、利润率、客单价、同环比增长率等。b商品部也有个销售报表,他要看的内容,和上面比,除了累积销售额外,其它的全一样。可是他硬说累积销售字段不能显示出来,一定要和a部门的区别开来,我怎么觉着有点被骗的感觉呢,他这是不是在欺负我们外人啊。

需求的提出者是基于个人,最多是基于各个部门,但是平台的建设者,应该是基于整个企业的。数据平台的责任,不应仅仅是将数据集中显示、提升数据自动化水平和分析能力这种数据层面上的作用,同时也应该借助数据分析平台,统一公司的管理口径,将各种不同的数据口径进行统一,不同的分析指标进行统一,让全公司对一个指标有着统一的认识和判断,这样也能减少企业中部门之间沟通的障碍,提升部门之间的沟通效率。

另外的一个角度,将这些内容统一之后,可以聚焦报表功能,让每个报表更具备针对性,正所谓浓缩的都是精华,你呼啦啦一千多张报表放在平台中,我真是不想点进去看啊。所以,在开始一个数据平台项目之前,是有必要把这些乱糟糟的报表进行统一规划的。

到这里,这个规划该怎样去做呢,还是以零售业举例子,不要看大家的报表需求那么多,但却都是围绕着几个主题转:销售、库存、采购、物流、会员、商品,只不过是通过不同的纬度来看其中的指标。

所以,第一步是先做好分类。所以在打算整理这堆乱糟糟的报表之前,需要思考一下,以怎样的方式来对这些报表进行分类、整合,看下图吧。

你给我这么多报表,让我如何是好-数据分析网

有些东西很复杂,为了能够认识那些复杂的内容,人们可能会通过对它进行分类来简化。更何况报表这种并不复杂的东西,分类更是容易了。暂且将报表按照以上三个维度进行分类,不管多少的报表,总能归纳入以上几个类别之中。

第二步:分主次,三个维度来看,会不会很乱,当然是会的。还是需要选择一个主要的分类维度的。一张报表,往往涉及多个业务模块,比如库存和销售就经常放到一起,也经常涉及到多个用户群,例如销售业绩表一定是很多人都关心的。

所以,这里建议以报表功能层次进行划分,另外两个维度进行描述。形成以下格式:

  • 数据查询类报表:
  • 涉及业务模块:销售、库存;
  • 报表名:实时指标查询;用户群:店长(中层)、品类经理(中层)

第三步:报表下分压缩,将收集到的表表进行标记,按照以上方法进行标记。这一步最难的是开始,往往看到大量的没有分类好的报表,就有一种不想开始的感觉,但是真的开始了,也就过去了。分好之后,在同一个报表类型、同一个业务模块下,会有多个报表,例如:

    • 数据查询类报表:
    • 涉及业务模块:库存;

 

  • 报表名:
  1. 库存结构分析表
  2. 部门库存结构表
  3. 库存结构分析表(部门)
  4. 库存结构分析表(品牌)
  5. 库存结构分析表(单品)
  6. 单品周转表
  7. 库存成本表
  8. 缺货断货统计表
  9. 供应商缺货断货统计表
  10. 采购缺货断货排名表
  11. 。。。

这些在同一个报表类型、同一个业务模块下的报表,都是有压缩空间的,其实我们仅仅通过名字,也知道很多是可以合并在一起的。在这个目录下,只要满足了目的相同这一个因素,就是可以合并在一起。

目的相同,也就是看这个报表都是为了同一个目的,那么就不必分开来。如下图所示:

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上面两个表,一个是缺货率一个是断货率,目的都是为了更好的管理库存,适时采购,减少商品的缺断货情况,那自然可以放在同一个表中实现,最多再参数面板上加选项而已。

再比如以下三个:

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这几个表的目的在于了解商品库存情况,剩余库存结构,从而更好的管理库存,或者执行商品促销策略,降低库存成本或损失。所以上面几个表同样完全可以放在同一个报表中,甚至采用图表结合的形式,更友善的展示上述内容。

(报表的整合方法不绝对,更多的是要参考实际的场景的,但是依然这样写出来,只是提了一个思路,并且给大家一个敢于整合的信心,毕竟还发现了有人看见这些乱糟糟的东西就不想整合了的)

通过上面对大量的报表进行整合,报表一定会精简很多,但是这个过程也一定是不容易,比如我就知道项目经理一定是会遇到这种阻力的,业务部门a:你凭什么把我这个需求去掉啊,我之前一直都是那样看的,看了两年你让我改,还有人性吗! 对不起真不是我没人性,是你这报表没人性啊,你还记得你入职的时候所许下的誓言吗?所以这次还请忍一忍吧,毕竟整合之后,统一公司的管理口径,也为以后报表平台的扩充建立一个好的基础,长期来看,对所有人都说利好的嘛。

另外,把企业所有的历史报表进行整合,自动化在报表平台中就结束了吗?其实也仅仅是个开始,当把这堆报表整理好后我们回头看,会发现其实报表类型很少的,绝大部分都是数据查询类的报表,最多有些日常管理类的。说好的数据分析平台来提升数据价值呢,怎么好像只是将日常的工作给自动化了一下呢。对企业来说,对数据的需求也不只是满足于日常的工作,同时期望于提升数据价值,所以必然会需要更多的管理报表和分析报表。所以,整理历史报表只是搭建报表平台的第一步,后面还有很长的路要走。既然是后面的路,那就先留在后面吧。这次不偏题了。