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抛开数据,让我们用图表说话

在日常工作或生活中,我们往往会涉及到一些最基本的数据,小到个人的收入支出,大到公司的产品产量、销量或更为庞大复杂的科学实验数据。对于这些数据,我们往往首先会以最原始的方式进行存储——Excel数据表或WPS表格是最常用到的两种数据表格。但是,哪怕是一个很简单的二维数据表,直接在表格内观看数据间的关系,都不那么直观。如果将这些数据换一种表达方式,变成柱状图、饼状图或其他图示的方式,则一眼就能看出其间的关系。当然,如果能对这些图表作更为个性化的设置,则更能带来清晰的表现。

1、单元格数据变身系列图表

以往总是将一张表格变成一个图表。不妨换一种思路,将一行或一列不直观的数据变为仅占一个单元格的图表,然后将这些图表加以对比,可直观地反应一张二维表格中数据的变化情况。

如一张Excel表格中分别记录了7名家庭成员在4个季度的生活支出数据情况。由于从表格中难以一眼看出每个人的支出趋势,所以需要将每个人的消费情况用图示的方式展示出来。在Excel 2013中,将每条记录内容转化为迷你图表即可实现直观对比。

首先将光标置于第一个成员“爸爸”的第4季度支出单元格之后的空白单元格F2中,然后从“插入”选项卡下的“迷你图”下拉列表中点选“折线图”样式。在弹出的对话框中,通过鼠标拖动的办法,将“数据范围”选择为B2:E2单元格区域,迷你图放置的位置范围以设置窗口默认给出的$F$2单元格为准,点击“确定”按钮(图1)。随后,在第一行爸爸支出数据的后面,就出现了一条支出趋势折线图。这直观地反映了爸爸在4个季度中支出的总体情况。下面的几位成员的支出线条就没有必要再一一制作了,可以采用“克隆”的办法。点击爸爸的折线图单元格右下角的黑色填充柄方块,向下拖动到最后一个成员处,这时在每个成员数据的后边,就会自动生成相应的支出趋势折线图(图2)。

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图1

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图2

最后,通过对7名家庭成员4个季度的消费趋势图对比,不难一眼看出,爸爸的支出有增加趋势,而妈妈、哥哥和我在节省开支方面做得比较好,是家庭的节约型典范。

小技巧:

通过选中“设计→显示”分组下的“标记”复选框,可在折线图上标出转折点,这样更易于看出每个阶段的位置。选择了该项后,样式栏中的样式也都相应地加上了标记小块符号。通过样式栏下拉列表选择框,还可以选择各种颜色的折线样式(图3)。

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图3

2、默认“最佳”也要按需选择

其实Excel 2013系统推荐的最佳图表不是万能的,默认给出的图表虽然称作“最佳”,但若不假思索地随便套用,很可能无法直观地反应数据的变化情况。因此,仍需要自己作出判断。

图4是某个电器商场一年4个季度的电器销量数据表。为了更直观地表现4个季度每种电器的销量情况,可以用最省事的办法生成图表——系统推荐图表法。首先选择所有的数据区域单元格,包括季度名称行和商品名称列在内,然后通过“插入”选项卡,选择“推荐的图表”按钮。在“插入图表”窗口中,Excel 2013推荐了7种图表样式。但是,这些图表样式并不一定都最适合于表现当前的数据表。这就要根据当前数据表格的实际情况,人为作出判断。我们发现,簇状柱形图不但能显示每种电器总体销量的趋势,还能直观地反映每种电器各自在4季度销量的比较。而其他几种图表样式在表达效果上欠佳。因此,我们选择这种图表样式,最后点击“确定”按钮(图5)。

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图4

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图5

3、相同数据不能套用同一图表

同样架构的二维数据表格,里面的数据都相同,但如果换作不同的项目,若要能以图表清晰地反映出数据间的关系,用同一种图表就不一定能说明问题。也需要根据情况选择合适的图表。

我们以上面例子中的数据为基础,改变一下原始表格的性质,数量维持不变,但将7种电器产品名称改为7个门市的名称,表中的数据为同一种电器(如电饭煲)的销量。这时如果依然沿用上面的簇状柱形图样式,虽然看起来也比表格直观,但若要比较每个门市的全年总销量的情况,看起来效果就比较差了(图6)。这时,可选中所有数据区域单元格,重新生成图表。将图表类型选择为“堆积柱形图”,然后点击“确定”按钮。从制作的图表结果中,这次就能一目了然地看到7个门市全年电饭煲销量的对比了。而且每个门市各季度销量也可以通过4种色块配合纵向的坐标轴来很好地判断确定(图7)。

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图6

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图7

4、简易但实用的结构图制作法

根据从事行业的不同,我们平时可能遇到各种结构图的制作。各类组织机构的组织结构图、程序设计人员的程序设计框图、工程人员的工程计划图、生产人员的生产流程图、个人工作计划或生活计划图等。尽管行当不同,结构图的种类不同,但这些图形的制作都有一个共同点,那就是由基本线条所构成的图形和标注文字两个部分。以往我们总是把眼光放在用更专业的软件来制作这些图表。实际上,利免费办公软件WPS配合手边的小工具即可完成各种各样的实用结构图制作。

买了新房后,如何在新房中布置家具,是我们首先要设想的一件事。如果不打算雇佣专业的机构提供一条龙服务,全盘交由设计师来设计方案,也可以自己先用软件“比划”一番。这时,用不着“临时抱佛脚”去学习和使用专业的家装设计软件,只用常规的办公软件WPS配合抓图软件Snagit,即可轻松制作出居室布置图了。

开启一个空白WPS页面,将从开发商那里获得的房间平面结构图插入到这个空白页面中。将窗口最大化到整个屏幕,然后用WPS窗口右下角的页面放大按钮缩放排版页面到满屏大小(图8)。启动Snagit抓图软件,执行屏幕抓取操作,抓取WPS页面中的全幅平面结构图。然后通过“绘制”选项卡下的“图案”绘制按钮,选择“Blueprint”图案类型,即可从丰富的家居图案中选择需要的标注符号(如沙发床具、卫生洁具等),在房间内作标注了。图案大小可以通过鼠标拖动图案上的8个缩放柄进行缩放,以适合于空间的位置(图9)。

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图8

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图9

设计完成之后,可以通过Snagit直接送往打印机打印。或者如版面不合适,还可以将这幅图片再次置入到WPS页面中,然后重新设置纸张大小,将图片设置到与纸张大小吻合的尺寸,这样就可以打印出较大幅面的家具设计示意图了。

小技巧:

若所用的Snagit软件中没有发现Blueprint的图案库,通过软件的帮助菜单进入官网的产品在线,可免费下载该图案库,下载之后双击即可自动安装在软件目录中供调用了。Snagit官方网站提供了许多种类的图案库,各行各业所需的图案都能找到,且还不断有网友制作和共享出来。安装了这些图案后,结合WPS等编辑软件,就可以很快制作出所需的示意图或流程框图了。

傻博士

我们常常会发现,按照软件默认的方式制作出的图表千篇一律,死气沉沉。那么在系统默认的基础上,制作出更加花样繁多、更加灵动的图表会存在哪些问题?该如何解决?

问:通过Excel默认提供的功能,由数据表格自动生成的条状或柱状图表都由实心颜色条构成。如果要表示某种物品的产量(例如小麦的产量),能否将这些图形元素改为更形象的代表这种物品的图案?这样看起来更加切合实际。

答:灵活使用Excel图表的格式自定义功能,即可改变图表的外观,制作出更具个性化的图表。以制作一张多个粮站小麦销售统计图为例(图10)。要实现个性化的图案,首先需要准备好一张小麦颗粒图案的图片备用。接下来按常规方法先生成一份7个粮站5年小麦销量的柱状统计图表。选中所有数据表所有数据区,利用“插入→推荐的图表”命令,生成一份“堆积面积图”图表(图11)。右键单击某个色条,从快捷菜单中选择“设置数据系列格式”(图12)。在设置数据系列格式窗口中单击油漆桶图标,将填充方式选择为“图片或纹理填充”,单击“文件”按钮,打开先前准备好的小麦图片(图13)。之后图表的色条就变为以小麦图案显示了。如果本地没有准备好的小麦图案文件,也可以直接点击“联机”按钮,通过网站直接搜索合适的图片来使用。如果觉得改变了图案后表现效果差、难以分辨,则可以改换为另一种图表样式,如簇状柱形图,直至看起来最满意为止。

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图10

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图11

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图12

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图13

问:在Excel中,通过数据生成的相应图表都比较简单。有没有不需要输入复杂的代码,就可以做出具有动感功能性图表的办法?如随变化而不断自我调整的图表,好看又实用的。

答:其实,通过Excel自带的“数据筛选”功能结合“插入图表”功能即可实现动态图表的制作。以一份大学的录取分数线表为例。这是一份北京部分重点大学某年在某省录取理科生的分数线列表(图14)。选中所有院校和分数线数据,通过“插入”菜单生成一份簇状图。孰高孰低,从这份图表中可以更直观地看出来(图15)。现在需要筛选出分数线在600分以上的学校,且需要按分数从高到低的顺序制作一份柱状图表。这时,点击“数据”选项卡,然后点击“筛选”按钮,随后表格标题栏都自动加上了小三角下拉按钮。点击“分数线”下拉小三角按钮,选择“降序”,再选择“数字筛选→大于”,并在对话框中输入分数线大于“600”分,点击“确定”(图16)。随后,图表范围就变成了满足600分以上且降序排列的学校了。这样制作出来的图表,看起来就比前面制作的更直观了(图17)。适合复杂数据下对特定数据进行选择,突出重点而隐藏不需要的内容。

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图14

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图15

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图16

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图17

傻博士有话说:

图表制作的方法虽然相对固定,套用也非常容易,但要能更好、更恰当地反映数据关系,还需要根据实际案例对比和定夺。注意通过右键菜单命令对制作好的图表的各种属性作必要修改和设置,会对美化图表起到很好的辅助作用。

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