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用Excel玩自拍,小功能大用途

Excel到底有多牛?

Excel到底有多牛?我打开电脑里的Excel 2016,然后依次点开【文件】–>【选项】–>【自定义功能区】–>【所有命令】,发现Excel里的命令很多,本想一个个数数看,结果数到500以上就凌乱了……

最终想到一个办法:借助键盘工具记录我的按键次数!每个功能按一次↓(向下键)直到最后一个功能,最后结果是我电脑装的Excel 2016所有命令总数达1447个!(PS:学不完没关系,不要为了学而学,而要为了用而学!)

用Excel玩自拍,小功能大用途

看完我以上动作,大家会不会感觉到有一丝丝的凉意…………

在我按向下键↓的过程中,发现了一个冷门的小功能:

用Excel玩自拍,小功能大用途

神马?!Excel也有照相机?!这个功能在默认的功能界面中是被隐藏的,够冷门的……

抱着学习的态度,经过研究后,特把该冷门小功能分享给大家。

先把“照相机”命令调出到Excel的主功能界面内:

以下动图演示版本:Excel 2016(2010/2013也类似), 点击【文件】–>【选项】–>【自定义功能区】–>【所有命令】”–>【照相机】–>【新建组】–>【添加】–>【确定】

用Excel玩自拍,小功能大用途

Excel 2007的小伙伴请看以下操作:

用Excel玩自拍,小功能大用途

一、什么是照相机?使用步骤?

Excel里的照相机,可以理解为能生成“带公式的图片,图片内容与数据源(被拍照的位置)实时同步一致”的工具。

使用流程:

1、用鼠标框选待拍照的区域;(你想拍哪里?)

2、鼠标左键单击照相机;(此时鼠标会呈“十”字状态)

3、移动鼠标至“放置照片的地方”,单击左键,即会生成图片。(此时已拍照成功)

二、这图片有何特别?

首先它还是一张图片,具有常规图片的功能及属性,在Excel里能用图片工具编辑;

但它也有独特之处

1、用鼠标左键单击该图片,然后会看到在编辑栏里,会有一条最简单的公式,直接是用“=”号进行连接,后面是某个sheet的某个单元格区域

2、双击该图片会自动跳转到数据源区域,很方便查找及编辑

用Excel玩自拍,小功能大用途

讲到这里,可能有些小伙伴已经发现,这个图片功能和选择性粘贴里的”链接图片”好像是一个东西,我尝试操作后没发现有什么差异,也认为应该就是同一个功能的不同操作方式(若有误请告知我)。

用Excel玩自拍,小功能大用途

PS:那是否可以随便粘贴一张静态图片进去Excel,然后在编辑栏处再输入公式(=某个Sheet某个单元格区域),也能达到同样的效果呢?!【大家试完告诉我结果喔】

三、功能虽有点冷,但在某些场景很有用!

场景一:

某公司的全国各大区销售统计报表,是分存在东、南、西、北四个sheet里,销售部老总现希望有一张全国业绩一览表,能方便地查看各区各省的销售业绩(平常是手工更新各分表里的数据源)。

用Excel玩自拍,小功能大用途

负责数据整理的同事(正好名字叫妹纸),想了半天,

1、如果普通的复制粘贴,数据不能实时同步更新,格式也不便于统一;

2、截图存放也不能实现同步更新;

3、用公式引用过来,操作较繁琐,格式也不便统一,可能不小心还写错公式了。

 

现在妹纸在万般困扰之际,来向你请教,如果此时你挺身而出,英雄救美,她定会对你的“大恩大德”感激不尽,无以为报……

闲话少提,直接亮剑–照相机

分析:东南西北各区的Sheet里,就是要把各Sheet里的头几行数据整合在一张Sheet里,以便查看。正好就用照相机东南西北拍一轮,然后把照片存放在同一张Sheet即可。

妹纸,看我的(以东区为例):

用Excel玩自拍,小功能大用途

其他区的操作也一样,都拍照后然后调整下格式,就生成全国销售一览表了(一览表中各区显示的数据与各分表中内容及格式保持实时同步一致):

用Excel玩自拍,小功能大用途

大功告成!此时妹纸估计内牛满面:“英雄,请受我一拜!”

场景二:

销售部老总对妹纸的一览表制作表示肯定,但同时也提出了更高的要求(天下领导大概都这样吧?):能否利用这个数据再做些图表出来,以便更直观地查看?

妹纸还是有一定的Excel功底的,她根据数据源做了一些可视化图表出来:

用Excel玩自拍,小功能大用途

但问题也来了:这个布局该如何整理呢?既有图,也有表……

妹纸这次想起上次的英雄指导,灵机一动:如果把图表都变成照相机的图片,就可以轻易地调整尺寸了,布局调整起来就方便多了!

但妹纸很快就把两个表格变成了照相机图片,但随之问题又来了:后面的条形图、折线图、地图、饼状图等并不能直接拍照,选中后,照相机功能显示为灰色不可用……。

当然妹纸的Excel基础还是不错的,加上不断探索的精神,终于发现可以灵活使用照相机的办法:

1、照相机功能是针对单元格区域才能使用的,即必须选中单元格才能拍照;所以可以先把一个空白单元格区域拍照好,然后再把图表拉到刚才的空白单元格中,如此一来照片也会实时同步一致;

2、上文有提过,照相机拍出来的图片其实就是带链接的图片,点击该图片后在编辑栏中是有公式的(=某个单元格区域);反过来倒推,我可以先插入任意的一张图片,然后点选图片后,在编辑栏中写“=图表所在的单元格区域”,这样就可以把图片引用过来了!

最终整理出以下的仪表板:

用Excel玩自拍,小功能大用途

尝试过这个冷功能后,大家是否觉得凉快一点了?

反正我写完这个文章后就凉快多了,当你专注于某个事情的时候,可能就会忘掉其他的一切……

Excel里也许还有更多的小功能,它们在特定场景还是相当实用的!

作者:刘振雄,来自:数据化管理

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