想做Excel仪表板,先要做好的数据源规范动作

么用Excel快速地去创建仪表板。

怎么用Excel快速地去创建仪表板,类似这种:

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仪表板

他问我应该用什么具体的技能去实现,能不能给他一些建议。

对于入门的朋友来说,我想我会首推他使用透视图+切片器的方法来快速制作自动化仪表板。然而,当我了解到他的数据源情况时,就知道他最需要的是先补充一些基础的知识,不然没法玩下去。

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数据源

你觉得问题在哪里?

其实这个也是很多很多入门朋友面临的问题,所以在讲透视图仪表板之前,必须要先给大家普及一些基础的数据源知识。

数据源的规范与否,对后续的数据分析效率也有天壤之别!

不规范数据

拿上面的数据源来说,其实并不适合用作直接的分析数据源,无论你是用函数处理,还是用透视表处理,都会造成很不必要的麻烦!

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数据源不规范?

数据源的不规范,和乱糟糟的衣服储存是一样的,丢进去简单,要取出来使用时就尴尬了~而且是越取越乱~

按不同月去分别存放的形式,最大问题就是不能方便集中处理数据!习惯用函数处理的人,这时可能就会百度“跨表汇总求和”等关键字了,这样很容易使自己走上了歪路

所以如果不懂得规范的数据源基础知识,非常不利于自己往更专业的方向进步。

规范的数据

那么对于上面的数据源来说,怎样处理才算规范呢?

虽然这些数据属于不同的月份,但是每个月的字段名、字段数都是一样的。正确的做法应该是,把所有月份的表全部追加合并在一起,变成一张大表!

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规范的数据源

如果你的数据源规范了,就不需要去考虑“多表求和”,“组合工作表”这些事情了,转而使用函数sumifs,averageifs等,透视表等处理起来就相当的方便了!

想学习更多的数据规范知识,可以适当学习一些数据库设计的相关知识进行参考使用。

怎么追加合并数据

如果只是追加这10张表的数据,其实是一个很简单的事情,最笨的办法是纯手工地复制粘贴,一分钟左右也能解决问题了!然后以后有新数据进来时,就记得在合并后的这张大表进行增加条的行去存储即可。

当然,纯手工的办法,貌似显得太没技术含量了,或者你经常要处理这种事情,则可以用另外一些办法来解决,例如VBA、SQL、PQ等方法。

但是这种数据存储不规范的情况,往往就是入门朋友遇到的,VBA/SQL这些貌似都不合适,所以都0202年了,我们必须也要懂得使用一些更便捷的功能来处理。

Power Query中的追加查询,就是专门用来解决这种问题的!

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PQ的追加查询

PQ中只需要纯手工即可实现这种追加操作,对新入门的朋友相当友好!

1、新建工作簿,从Excel文件获取数据

如下方一样,选中待合并的表,加载到PQ中:

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从Excel文件获取数据

2、选中1月,点追加查询

我们可以把其他月份的数据,都合并到1月这个查询中(如果你是比较新的Excel版本,还可以选追加查询为新查询)

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PQ追加查询

3、合并完成

操作完后,直接点关闭并上载的话,你就会发现新建了一批工作表出来!其实因为每一个查询加载到工作簿中,默认都是一个新工作表的形式。你只要把不需要的工作表删除即可了!(当你熟悉PQ后,你可以把全部查询先加载为连接,然后选你要的查询加载到工作表就可以更优雅一些~)

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成功合并后的结果

用PQ还有一个很大的优势是,只需要做一次合并,以后如果源数据有更新的话,只需要刷新刚才加载的这个表格,它就会自动检索数据源,把更新后的数据也能包含进来,是一劳永逸的做法!

总结

文章开头讲的是做仪表板,但是上面的内容却是讲数据源的处理~

这也是我们做分析时很经常遇到的事情,数据源没弄好的话,后面导致的弯路将会更多!所以处理数据源这个事情是省不了的,我们先把数据源处理好,后续制作仪表板将会非常方便,在下一篇文章再给大家介绍。

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